Integriteit

Gedragscode

Stedin Groep vindt een veilige werkomgeving en integer werkgever- en werknemerschap belangrijk. We hebben daarom onze normen en waarden vastgelegd in een gedragscode. Hierin staan de gewenste omgangsvormen tussen medewerkers onderling, maar ook met externe partijen zoals klanten, aandeelhouders of toezichthouders. Schending van mensenrechten, omkoping en andere vormen van corruptie worden niet getolereerd.

Op specifieke onderwerpen is de gedragscode nader uitgewerkt in richtlijnen, bijvoorbeeld voor mededinging, privacy en social media. De gedragscode van Stedin Groep en de richtlijnen zijn – in navolging van de Corporate Governance Code – op de website van Stedin Groep geplaatst. DNWG Groep hanteert haar eigen gedragscode met vergelijkbare uitgangspunten.

De Compliance Officer heeft dit jaar een tiental integriteitssessies gehouden op diverse locaties. Ook verschijnen regelmatig artikelen op Intranet waarin aandacht is voor integriteitsrisico's.

Privacy

Binnen Stedin Groep vinden we het belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Om die te borgen, werken wij volgens het ‘three lines of defence model’. Dit model bestaat uit een uitvoerende eerste lijn, een adviserende/ondersteunende tweede lijn en een derde controlerende lijn. De eerste lijn in dit model zijn de privacycoördinatoren die per afdeling werkzaam zijn. De Privacy Office is actief als adviseur en biedt ondersteuning aan de organisatie vanuit de tweede lijn. Tot slot is er de Functionaris Gegevensbescherming die op basis van onafhankelijkheid privacy-advies geeft aan het management en als intern toezichthouder de controlerende functie heeft. 

Privacy gaat over de bescherming van persoonsgegevens en is vastgelegd in Europese privacywetgeving. Om te voldoen aan deze geldende wetgeving heeft de Privacy Office van Stedin Groep in 2019 het privacybeleid nader uitgewerkt in praktische richtlijnen met bijbehorende werkbare tools.

Meldpunten

Stedin Groep beschikt over aparte meldpunten voor security- en integriteitsincidenten. Hier kunnen medewerkers melding doen van niet-integer gedrag of een vermoeden hiervan, en van beveiligingsincidenten in de werkomgeving. Bij niet-integer gedrag gaat het ook om omkoping, andere vormen van corruptie of schending van mensenrechten. Bij beveiligingsincidenten in de werkomgeving gaat het zowel om informatiebeveiliging als om fysieke beveiliging. De afhandeling van integriteitsincidenten vindt plaats op basis van de Richtlijn Integriteitsincidenten en Misstanden. In 2019 zijn er binnen Stedin Groep (excl. DNWG) 344 meldingen bij de meldpunten binnen gekomen inzake mogelijke schending van de gedragscode. Van 63 meldingen is tot op heden vastgesteld dat deze een integriteitselement bevatten. Daarvan hadden er 0 een discriminatoir element in de zin van het discriminatie artikel.

Vertrouwenspersonen

Medewerkers kunnen voor meldingen ook terecht bij een van de vertrouwenspersonen van de organisatie. Net als in 2018 waren er in 2019 bij Stedin drie vertrouwenspersonen. DNWG heeft vier vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en handelt nooit uit eigen beweging en zonder toestemming van de betreffende medewerker. Een vertrouwenspersoon ontvangt een vergoeding voor de werkzaamheden.

Externe melding

Vindt een medewerker dat een misstand binnen het bedrijf niet of niet adequaat is afgehandeld volgens de interne klokkenluidersregeling, én gaat het daarbij om een misstand van maatschappelijk belang? Dan kan de medewerker ervoor kiezen om zich te wenden tot het externe Huis voor klokkenluiders. De klokkenluidersregeling is gepubliceerd op de website van Stedin Groep.

Ketenverantwoordelijkheid

In 2019 hebben we het materiële thema over de inkoop van materialen en diensten verbreed van 'duurzame inkoop' naar 'maatschappelijke verantwoordelijkheid in de keten'. Dit doet meer recht aan onze One Planet ambities op het gebied van CO₂-uitstoot, mobiliteit, grondstoffen en inclusieve samenleving. Met een inkoopvolume van Stedin Groep van € 810 miljoen per jaar in Nederland hebben we op dit terrein een wezenlijke impact.

Stedin verwacht van haar leveranciers een moreel verantwoorde houding in de omgang met productiemiddelen en mensen. Met inkoopvoorwaarden, (raam)contracten, aanbestedingscriteria en de eind 2019 aangescherpte 'Stedin Gedragscode voor leveranciers' zorgen we voor de borging van wet- en regelgeving op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen bij onze (toe)leveranciers. Met de ondertekening van onze gedragscode committeren zij zich aan de uitgangspunten op het gebied van mensenrechten, arbeidsomstandigheden, eerlijk zakendoen (waaronder het voorkomen van fraude en corruptie), veiligheid, integriteit en aan onze One Planet doelstellingen. Ook verwachten we van onze leveranciers dat ze scherp letten op de naleving van (inter)nationale wet- en regelgeving en onze gedragscode door hun toeleveranciers en de derden die zij inschakelen.

Onze gedragscode is gebaseerd op de richtlijnen van de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling), de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens en de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden opgesteld door de International Labor Organisation.

De grootste veranderingen in de aangescherpte 'Stedin Gedragscode voor leveranciers' is de toegenomen nadruk op mensenrechten en het verbod op het gebruik van materialen die gewonnen worden in gebieden met (wapen)conflicten en die (vaak) illegaal worden verhandeld.

Stedin Groep onderkent dat leveranciers zich in verschillende stadia van ontwikkeling bevinden en wil op basis van gelijkwaardigheid bouwen aan sterke relaties. Om de maatschappelijke uitdagingen aan te gaan, ontwikkelen wij - waar nodig - gezamenlijk met onze leveranciers oplossingen.

Risicoanalyse toeleverketen

In 2019 heeft Stedin Groep een Potential Risk Analysis uitgevoerd op basis van de 'MVO Risico Checker' van MVO Nederland. De criteria zijn gebaseerd op de OESO-richtlijnen en hebben betrekking op eerlijk zakendoen, mensenrechten & ethiek, arbeidsrechten en milieu & omgeving. Onze top 50 (toe)leveranciers (incl. 2 nieuwe leveranciers die in 2019 zijn toegevoegd) van producten die essentieel zijn voor onze operatie (zoals kabels, buizen, transformatoren, slimme meters en bedrijfskleding) hebben een score gekregen die de potentiële risico's weergeeft. De score is op basis van de producten die we bij ze afnemen en het land van herkomst van deze producten. Deze top 50 vertegenwoordigt €160 miljoen aan inkoopvolume (19,8%). Van de primaire materialen die wij bij deze top 50 leveranciers inkopen komt 97,4% uit Europa, 2,5% uit Azië en 0,1% uit Noord-Amerika.

De risicoanalyse op basis van de 'MVO Risico Checker' heeft ons geholpen inzicht te krijgen in de risico's die spelen in onze toeleverketen. Zo weten wij door de analyse dat er bij 18 van de leveranciers uit de top 50 een potentieel risico is op vrijheid van vereniging, dat er bij 7 van de top 50 leveranciers een potentieel risico op kinderarbeid in de keten is, en dat er bij 21 van de 50 leveranciers een potentieel risico op dwangarbeid is. Deze potentiële risico's bevinden zich vaak verder terug in de keten en vinden hun oorsprong door het land van herkomst of de aard van het product. Doordat deze potentiële risico's nu bij ons bekend zijn, kunnen we er samen met de leverancier actie op ondernemen.

De risicoanalyse wordt op twee manieren ingezet:

• Ten eerste als richtlijn voor inkopers voor het opstellen van selectie- en gunningscriteria. Als bijvoorbeeld een contract afloopt kunnen we bij de aanbesteding van deze producten de gunning en selectiecriteria aanpassen om de mogelijke risico's te verlagen. Ook bij aanbestedingen die in 2020 worden uitgezet, letten wij hier scherp op.
• Ten tweede gebruiken we de analyse om te bepalen bij welke bestaande leveranciers we in 2020 audits en/of assessments willen uitvoeren. Dit doen we bij de leveranciers met de hoogste scores op de Potential Risk Analysis. Het doel hiervan is om te kunnen vaststellen of onze Stedin Gedragscode juist wordt nageleefd. Als dit niet het geval is, krijgt de leverancier de kans om deze risico's te mitigeren met het uitvoeren van een verbeterplan. Bij onvoldoende resultaat sluiten we de leverancier uit. In 2020 breiden we de Potential Risk Analysis uit naar onze overige leveranciers.

De afdeling Inkoop heeft goed zicht op de Corporate Social Responsibility-criteria die worden gesteld bij nieuwe aanbestedingen en in welke mate leveranciers hieraan voldoen. Zo kan zij continu sturen op verbeteringen.