Integriteit

Stedin Groep vindt een veilige werkomgeving en integer werkgever- en werknemerschap belang­rijk: een be­drijfs­cultuur waarin onze medewerkers en onze stake­holders kunnen bouwen en vertrouwen op onze normen en waarden.

Gedragscode en -richtlijnen

Deze normen en waarden en wettelijk bepaalde regels zijn vastgelegd in de Gedragscode Stedin Groep. Hierin staat hoe we omgaan met elkaar en met externe partijen zoals klanten, aandeelhouders, toezichthouders en andere relaties van Stedin Groep.

De gedragscode beschrijft het gedrag wat we van onze medewerkers verlangen: onderling en met externe partijen zoals klanten, aandeelhouders, leveranciers en andere relaties van Stedin Groep. Onderwerpen in de gedragscode zijn veiligheid en gezondheid, belangenverstrengeling, het omgaan met (vertrouwelijke) informatie en bedrijfsmiddelen, (seksuele) intimidatie en ongewenste intimiteiten en onacceptabel gedrag. Onder onacceptabel gedrag verstaan we fraude en diefstal, omkoping en andere vormen van corruptie, machtsmisbruik, intimidatie en discriminatie in welke vorm dan ook. Deze vormen van onacceptabel gedrag worden niet getolereerd. ­De gedrags­code en –richt­lijnen (inclusief non-discriminatie) zijn ook het uit­gangs­punt voor HR-processen als werving, selectie, pro­mo­tie, beloning en opleiding. Zie het hoofd­stuk ‘Goed werkgeverschap’.

Onze gedragscode is geen vrijblijvend document. Van alle vaste en ingehuurde medewerkers en onze stagiairs verwachten we dat zij de inhoud van de gedragscode onderschrijven, kennen, naleven en hun verantwoordelijkheid nemen om de reputatie van Stedin Groep te beschermen. Elke medewerker ondertekent het werknemersreglement en een geheimhoudingsverklaring. Onze leidinggevenden nemen een voortrekkersrol in het bevorderen van een integere bedrijfscultuur. Integriteit begint immers bij het geven van het goede voorbeeld.

Als een medewerker zich niet aan de gedragscode (of daaronder vallende richtlijnen) houdt, kan dit ernstige gevolgen hebben voor Stedin Groep. Bij een gemelde vermoedelijke overtreding vindt altijd nader onderzoek plaats volgens een vastgesteld protocol. Aan de hand van dit onderzoek nemen we eventueel maatregelen. De aard en de ernst van een overtreding bepaalt de (disciplinaire) maatregelen die we nemen, tot aan ontslag op staande voet.

Binnen Stedin Groep werken we met richtlijnen voor specifieke onderwerpen zoals mededinging, aanbesteding en disclosure. Deze zijn onderdeel van de gedragscode. De gedetailleerde richtlijnen zijn toegankelijk voor medewerkers op intranet en brengen we regelmatig onder de aandacht. In 2021 zijn er 5 bewustzijnssessies gehouden over risico’s en leerpunten. Ook hebben we in 2021 twee keer aandacht gevraagd voor integriteit en compliance via de algemene communicatiemiddelen (in 2020 vier keer).

De RvB ziet toe op de naleving van de gedragscode van Stedin Groep. De Compliance Officer zorgt voor bewustwording, ­monitort de werking van de gedragscode en rapporteert periodiek de aantallen en aard van de voorvallen aan RvB en RvC (via de auditcommissie).

Meldpunten

Stedin Groep beschikt over een meldpunt ‘Integriteit & beveiliging'. De Compliance Officer onderzoekt iedere melding, waaronder ook fraudemeldingen. De afhandeling van integriteitsincidenten vindt plaats op basis van de Richtlijn Integriteitsincidenten en misstanden. Ook is er een meldpunt 'Informatiebeveiliging'.

In 2021 zijn er binnen Stedin Groep 256 meldingen (2020: 275 meldingen) bij het meldpunt Integriteit & beveiliging binnengekomen over mogelijke schending van de gedragscode. Van 70 meldingen (2020 76 meldingen) is vastgesteld dat deze een integriteitselement bevatten.

Vertrouwenspersonen

Medewerkers kunnen voor meldingen ook terecht bij een van de vertrouwenspersonen van de organisatie. Stedin en DNWG zijn in 2021 gestart met allebei drie vertrouwenspersonen. Vanaf juni 2021 zijn er 5 vertrouwenspersonen voor Stedin Groep. Zij zijn voor zowel Stedin als DNWG collega’s te benaderen. Een vertrouwenspersoon werkt strikt vertrouwelijk, heeft een geheimhoudingsplicht en handelt nooit uit eigen beweging en zonder toestemming van de medewerker. Een vertrouwenspersoon ontvangt een vergoeding voor de werkzaamheden.

Klokkenluidersregeling

Vindt een medewerker dat een misstand binnen het bedrijf niet of niet adequaat is afgehandeld volgens de interne regeling en gaat het daarbij om een misstand van maatschappelijk belang? Dan kan de medewerker ervoor kiezen om zich te wenden tot het externe Huis voor Klokkenluiders. In 2021 heeft - voor zover bekend - niemand zich gewend tot het Huis voor Klokkenluiders. We verwijzen naar deze landelijke klokkenluidersregeling in de Richtlijn Integriteitsincidenten en misstanden­.

Voorkomen marktmisbruik

Omdat Stedin beursgenoteerde obligaties heeft uitgegeven, hebben we een richtlijn over voorwetenschap en het bezit van en transactie in effecten vastgelegd in ons 'Disclosurebeleid Stedin Groep' en in de ‘Richtlijn privébeleggingen'. Deze richtlijn is een uitwerking van onze Gedragscode.

Binnen Stedin Groep werken we met een insiderlijst van personen die toegang hebben tot koers­ge­voelige informatie. Het delen van voorkennis en het met voorkennis handelen in obligaties van Stedin Groep is voor medewerkers van Stedin niet toegestaan. De 'Richtlijn privébeleggingen' geldt ook voor de leden van de RvB en de RvC. Zij moeten zich houden aan alle wettelijke voorschriften op het gebied van openbaarmaking en handel met voorwetenschap. Iedere medewerker heeft vooraf goedkeu­ring nodig van de RvB om privé­be­leggingen te doen in financiële instrumenten van Stedin Groep. Een vermoeden van misbruik van koersgevoelige informatie moet direct worden gemeld bij de Compliance Officer. De Compliance Officer rapporteert periodiek aan de RvB en aan de Audit­commissie van de RvC. Ook eventuele gevallen van misbruik van koersgevoelige informatie zijn onderdeel van deze rapportage. Met onze aanpak voldoet Stedin Groep aan de Europese Verordening Marktmisbruik. In 2021 zijn er geen gevallen van misbruik van koersgevoelige informatie ge­weest. In het geval van misbruik van voorwetenschap besluit de Disclosure Committee of er een pers­be­richt over het voorval moet worden gepubliceerd. Dat hangt af van de ernst van de overtreding en van toepasselijke wet- en regelgeving.

Privacy

Binnen Stedin Groep gaan we zorgvuldig om met persoonsgegevens, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is onderdeel van onze Gedragscode.

Per afdeling zijn er privacycoördinatoren. Daarnaast is er de Privacy Officer die actief is als adviseur en ondersteuning biedt aan de organisatie. Tot slot is er de Functionaris Gegevensbescherming die een onafhankelijke rol heeft en als intern toezichthouder een controlerende functie heeft.

Bewustwording van het belang van het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van onder andere onze klanten is binnen Stedin een voortdurend aandachtspunt. Dit doen we onder andere met een (voor alle medewerkers verplicht gestelde) privacy e-learningmodule. De module is door 92% afgerond.

In 2021 zijn er 36 meldingen van datalekken geweest (2020: 42). Er zijn 2 meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan (2020:4).