Corporate Governance

Stedin Groep

Stedin Groep omvat onder andere Stedin Holding N.V. en dochters Stedin Netbeheer B.V., NetVerder B.V. en DNWG Infra B.V. Stedin Holding staat aan het hoofd van de groepsstructuur en is direct of indirect statutair bestuurder van haar dochtervennootschappen. Stedin Holding past het volledige structuurregime toe. Stedin Groep heeft een two-tier bestuursstructuur met een raad van bestuur (RvB) en een raad van commissarissen (RvC). De RvB bestuurt de Stedin Groep en de RvC houdt toezicht en staat de RvB met raad ter zijde.

Governance en Stedin Groep

De Nederlandse Corporate Governance Code (CGC) is voor Stedin Groep een belangrijke leidraad die wij vrijwillig toepassen. Stedin Groep houdt zich daarnaast aan de governancevereisten uit de Elektriciteitswet en de Gaswet. Een belangrijk deel van de werkzaamheden van Stedin Groep zijn gereguleerd en staan onder toezicht van de Autoriteit Consument en Markt. De beloningsstructuur van de bestuurders en commissarissen van Stedin is gereguleerd door de Wet Normering Topinkomens.

De geactualiseerde CGC is op 20 december 2022 gepubliceerd en trad in werking vanaf het boekjaar 2023. De belangrijkste wijzigingen op de CGC betreffen de onderwerpen duurzame lange termijn waardecreatie, de rol van stakeholders, digitalisering en diversiteit en inclusie. Deze wijzigingen zijn c.q. worden (voor zover nodig) door Stedin verwerkt in diens beleid en reglementen.

Een aantal bepalingen uit de CGC past Stedin niet toe. De CGC vereist dat je als organisatie de Code toepast of anders uitlegt waarom je die niet toepast. Daarom lichten we hierna toe op welke punten we afwijken van de CGC.

Afwijkingen van de Corporate Governance Code

• Bepaling 2.2.1 maximale (her)benoemingstermijnen bestuurders: De RvC benoemt leden van de RvB als statutair bestuurder voor een periode van maximaal vier jaar. Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal vier jaar. Er is binnen Stedin Groep geen maximum aan het aantal herbenoemingen, om de continuïteit van Stedin te waarborgen.

• Bepaling 2.2.2 benoeming RvC: Een commissaris wordt benoemd voor een periode van vier jaar. Herbenoeming kan voor maximaal twee termijnen van vier jaar, om de continuïteit van Stedin te waarborgen.

• Bepaling 2.2.3 publiceren persbericht bij tussentijds aftreden RvB-leden: Stedin maakt haar eigen afweging in de manier waarop zij haar stakeholders informeert over een eventueel tussentijds aftreden van RvB-leden. Dat Stedin Groep haar stakeholders informeert over eventueel tussentijds aftreden van RvB leden is vanzelfsprekend.

• Bepaling 2.3.2 instellen commissies: Binnen Stedin Groep is om praktische redenen een gecombineerde selectie-, remuneratie- en benoemingscommissie van de RvC ingesteld.

• Bepaling 4.2.3 bijeenkomsten en presentaties: De aandelen van Stedin Holding zijn niet beursgenoteerd. Stedin Holding heeft wel verschillende (achtergestelde) obligatieleningen uitgegeven die allemaal genoteerd zijn aan de beurs van Amsterdam (Euronext). Indien Stedin Groep een presentatie voor investeerders organiseert, wordt deze publiekelijk aangekondigd en de daarin getoonde presentaties worden op de website van Stedin Groep gepubliceerd.

Van de hierna genoemde bepalingen uit de CGC wijken we af, mede omdat het structuurregime van toepassing is. Binnen de bestuursstructuur van Stedin Groep is er sprake van een two-tier board. Daarnaast zijn de aandelen van Stedin Groep in handen van overheden en dus niet aan de beurs genoteerd.

• 2.1.3 executive committee

• 2.8 overnamesituaties

• 3.1.3 beloning executive committee

• 3.3.3 aandelenbezit van commissarissen

• 4.2.3 en 4.2.6: analistenbijeenkomsten en beschermingsmaatregelen

• 4.3.3 ontnemen bindende karakter voordracht of ontslag

• 4.3.4 stemrecht financieringspreferente aandelen

• 4.3.5 publiceren stembeleid institutionele beleggers

• 4.3.6 verslag uitvoering stembeleid institutionele beleggers

• 4.3.7 onthouden stemming bij grotere shortpositie dan longpositie

• 4.3.8 uitgeleende aandelen

• 4.5 certificering van aandelen

• 5 one-tier bestuursstructuur

Governancerollen

Raad van bestuur

Verantwoordelijkheden en taken

De RvB van Stedin Groep is verantwoordelijk voor de prestaties van Stedin Groep en alle dochtervennootschappen binnen de groepsstructuur. De RvB bepaalt de langetermijnstrategie, stelt de operationele en financiële doelstellingen vast en benoemt de randvoorwaarden voor het realiseren van de strategie.

De RvB weegt bij het uitvoeren van haar taken alle belangen af, zoals die van klanten, aandeelhouders, medewerkers, vermogensverschaffers en de maatschappij. De RvB heeft klant- en cultuurwaarden vastgesteld die bijdragen aan een cultuur gericht op duurzame waardecreatie voor de lange termijn.

Binnen de RvB is een taakverdeling afgesproken, waarbij de collectieve verantwoordelijkheid van de RvB als geheel overeind blijft. De RvC heeft de taakverdeling goedgekeurd. Zowel de RvB als geheel als de individuele RvB-leden mogen de vennootschap vertegenwoordigen. In de interne Governance and Authority Structure (GAS) zijn de bevoegdheden om Stedin Groep en haar dochtervennootschappen intern en extern te vertegenwoordigen vastgelegd, inclusief drempelbedragen.

De RvB monitort ook de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Jaarlijks voert de raad een systematische beoordeling uit van de opzet en de werking ervan. Deze monitoring gaat in op alle beheersingsmaatregelen, gericht op strategische, operationele, compliance- en verslaggevingsrisico’s. Dit is verder uitgewerkt in het hoofdstuk Risicomanagement en wordt bevestigd in de 'In control-verklaring'.

Reglement

De RvB is, behalve aan wettelijke voorschriften en statuten, ook gebonden aan het Reglement RvB. Dit reglement bevat onder andere de taakverdeling, verantwoordelijkheden en werkwijze van de RvB. Het reglement volgt de principes en best practices van de CGC, voor zover Stedin Groep deze toepast. Het RvB-reglement staat op de website van Stedin Groep.

Benoeming en ontslag

De RvC benoemt leden van de RvB als statutair bestuurder voor een periode van maximaal vier jaar. Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal vier jaar. De RvC mag de leden van de RvB schorsen of ontslaan.

Samenstelling

In 2023 bestond de RvB uit vier leden: een Chief Executive Officer (CEO), een Chief Operating Officer (COO), een Chief Financial Officer (CFO) en een Chief Transition Officer (CTO). De RvB bestaat uit drie mannelijke leden en één vrouwelijk lid. Het percentage vrouw in de RvB komt daarmee op 25%. Het streefpercentage voor de samenstelling van de RvB is minimaal 30% vrouwen en minimaal 30% mannen. Bij een nieuwe search is diversiteit een belangrijk aandachtspunt. Per vacature wordt besproken wat gewenst is in het kader van diversiteit.

Management Team Strategie

In het Management Team (MT) Strategie zaten in 2023, naast de RvB-leden, ook de directeuren Asset Management, HR, Communicatie, Strategie & Regulering en Corporate Affairs. Het MT Strategie bespreekt en geeft strategisch advies op de belangrijkste strategische onderwerpen, waaronder ESG en de implementatie van de CSRD. Het MT Strategie is geen besluitvormend orgaan en heeft een adviserende rol zodat vervolgens ter vergadering in formele zin besluitvorming plaatsvindt door de RvB. Het MT Strategie bestond in 2023 uit vier vrouwen en vijf mannen.

Strategische Coalitie

De Strategische Coalitie bestaat, naast de leden van het MT Strategie, uit 21 directeuren, managers en een afvaardiging van de ondernemingsraad. Zij geven invulling aan de strategie en de doorvertaling daarvan. Hiervoor komen ze enkele keren per jaar bij elkaar. De strategische coalitie bestaat uit 11 vrouwen en 19 mannen.

Raad van commissarissen

Verantwoordelijkheden en taken

De raad van rommissarissen (RvC) van Stedin Holding N.V. adviseert de RvB, houdt toezicht op het beleid van de RvB en op de algemene gang van zaken binnen Stedin Groep. Ook treedt de RvC op als werkgever van de RvB. Zo benoemt, schorst en ontslaat de RvC leden van de RvB (na afstemming met de Algemene Vergadering van Aandeelhouders). De RvC van Stedin Holding N.V. ziet tevens toe op de beleidsvoering bij de netbeheerder (Stedin Netbeheer B.V.).

Reglement

Ook de RvC is, behalve aan wettelijke voorschriften en statuten, gebonden aan een reglement. Het Reglement RvC bevat bepalingen over samenstelling, commissies, taken en bevoegdheden, vergaderingen en besluitvorming en staat op de website van Stedin Groep. In 2023 heeft de RvC dit reglement aangepast en onder andere de rollen en verantwoordelijkheden van de RvC omtrent ESG en CSRD geïntegreerd.

Commissies

De RvC heeft twee permanente commissies:

• een gecombineerde Selectie-, remuneratie- en benoemingscommissie (SRB-commissie), die bestaat uit Hanne Buis (voorzitter), Doede Vierstra en Arco Groothedde;

• een Auditcommissie, die bestaat uit Theo Eysink (voorzitter), Annie Krist en Arco Groothedde.

Deze commissies bereiden de besluitvorming in de RvC-vergaderingen voor. In de RvC-vergaderingen brengen de commissies verslag uit. De SRB-commissie en de Auditcommissie hebben elk een reglement, waarin bepalingen voor hun functioneren zijn vastgelegd. Ook deze reglementen zijn te vinden op de website van Stedin Groep. Het reglement van de Auditcommissie is 2023 aangepast waarbij onder andere de rollen en verantwoordelijkheden van de Auditcommissie omtrent ESG en CSRD zijn geïntegreerd.

Benoeming en ontslag

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) benoemt leden van de RvC. Er is een schets voor de omvang en samenstelling van de RvC. Bij de voordracht en benoeming wordt rekening gehouden met de aard van de onderneming, de activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen.

Een commissaris wordt benoemd voor een periode van vier jaar. Herbenoeming kan voor maximaal twee termijnen van vier jaar. De RvC kan een commissaris schorsen. De Ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam kan een commissaris ontslaan. De AVA kan het vertrouwen in de voltallige of in afzonderlijke leden van de RvC opzeggen. De leden van de RvC treden periodiek af volgens het rooster van aftreden dat de RvC heeft opgesteld. Het rooster van aftreden staat in het verslag van de raad van commissarissen.

Samenstelling

De RvC bestaat thans uit vijf leden: drie mannen en twee vrouwen uit diverse leeftijdscategorieën en met diverse achtergronden. De RvC voldoet met deze samenstelling aan de diversiteitsnorm. De raad streeft in zijn samenstelling naar voldoende complementariteit, pluriformiteit en diversiteit qua leeftijd, geslacht en herkomst. Ook wordt diversiteit in samenstelling besproken in de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvB en RvC.

Ten gevolge van de toetreding van de Staat als aandeelhouder is afgesproken dat er een extra (i.c. zesde) commissaris door de RvC wordt voorgedragen en door de AVA wordt benoemd. Aan deze afspraak wordt in 2024 invulling gegeven waarvoor het initiatief bij de RvC ligt.

Aandeelhouders

Stedin Holding N.V. heeft 42 Nederlandse gemeenten alsmede de Nederlandse Staat als aandeelhouders. Deze 43 aandeelhouders worden vertegenwoordigd door de aandeelhouderscommissie (AHC). De leden van de AHC zijn Rotterdam, Den Haag, de Nederlandse Staat, Dordrecht, Delft, Lansingerland, Molenlanden, Achtkarspelen, Nissewaard en Uithoorn. De Nederlandse Staat is op 8 december 2023 toegetreden als aandeelhouder van Stedin Holding N.V. Dientengevolge bracht de Staat medio december 2023 een bedrag van € 500 miljoen aan kapitaal in.

_{* Deze aandeelhouders hebben ook cumulatief preferente aandelen}

Als onderdeel van de toetreding van de Nederlandse Staat zijn enkele governancewijzigingen doorgevoerd. Samenvattend:

1. Ten aanzien van de boekjaren 2023 tot en met 2032 is een ander dividendbeleid vastgelegd, dat uitgaat van de staffels in de tabel hierna.

2. Op grond van reeds bestaande governance hebben de aandeelhouders van Stedin een goedkeuringsrecht op het Meerjaren Strategisch Plan (MSP) van Stedin en de mid term review daarvan. In aanvulling daarop dient de RvB jaarlijks een Lange Termijn Investeringsplan vast te stellen dat een prognose omvat van de te verwachten investeringen met een horizon van tien jaar en de aan die investeringen ten grondslag liggende strategische overwegingen. De AHC wordt door de RvB geconsulteerd over het Lange Termijn Investeringsplan.

3. De RvB stelt jaarlijks een Financieringsplan op, waarin uiteen wordt gezet hoe Stedin de komende vijf jaren wil voorzien in de behoefte aan financiering. Het Financieringsplan dient te voldoen aan een aantal in het aandeelhouderconvenant vastgelegde Financiële Uitgangspunten. De RvB consulteert de AHC bij het opstellen van het Financieringsplan. Indien het voorgenomen Financieringsplan naar het gemotiveerde oordeel van de Nederlandse Staat afwijkt van de Financiële Uitgangspunten, kan een Bijzondere Besluitvormingsprocedure worden ingeroepen.

4. Ten minste één lid van de RvC heeft een financieel profiel. Het bedoelde lid van de RvC is lid van de auditcommissie van de RvC. Ten aanzien van de benoeming van het hier bedoelde lid van de RvC heeft de AHC een versterkt aanbevelingsrecht, en de Staat daarnaast een recht van bezwaar. Het hier bedoelde lid van de RvC kan geen voorzitter van de RvC zijn en de OR heeft geen aanbevelingsrecht ten aanzien van de benoeming van dit lid van de RvC.

Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA)

Binnen vijf maanden na het einde van een boekjaar organiseert Stedin Holding N.V. een Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Als de RvC of de RvB dat nodig vindt, kunnen extra vergaderingen worden gehouden. De RvB en de RvC stellen de agenda van de AVA vast. Tijdens de jaarlijkse AVA wordt het jaarverslag besproken en de jaarrekening vastgesteld. De AVA is ook verantwoordelijk voor de benoeming van de leden van de RvC.

Tussen de RvB, RvC, de AHC en AVA van Stedin Groep zijn afspraken gemaakt over de onderlinge verhoudingen en de uitvoering van taken en bevoegdheden. Deze zijn vastgelegd in de statuten van Stedin Holding en het aandeelhoudersconvenant Stedin Groep. Daarnaast heeft de aandeelhouderscommissie haar eigen aandeelhouderscommissiereglement. Dit reglement is uitsluitend van toepassing op de aandeelhouders onderling.

Het maatschappelijk kapitaal van Stedin Holding N.V. is verdeeld in gewone aandelen en cumulatief preferente aandelen.

In 2021 is de commissie energietransitie ingesteld. De commissie bestaat uit een afvaardiging van aandeelhouders en Stedin Groep. Het doel van de commissie is om de samenwerking tussen de aandeelhouders en Stedin Groep op het vlak van de energietransitie nog verder te verstevigen en kennis met elkaar te delen en te ontwikkelen via dit platform.

Internal auditfunctie

De internal auditfunctie helpt ons om onze doelstellingen te realiseren. Dit gebeurt door op basis van een systematische en gedisciplineerde aanpak de effectiviteit van de processen van governance, risicomanagement en beheersing te evalueren. De afdeling Internal Audit (IA) geeft hiervoor onafhankelijk en objectief inzicht, advies en (aanvullende) zekerheid zodat het management de genoemde processen kan verbeteren.

IA valt onder de verantwoordelijkheid van de CEO, en heeft direct toegang tot de Auditcommissie van de RvC en tot de externe accountant. De manager Internal Audit is aanwezig bij de vergaderingen van de Auditcommissie. De raad van commissarissen houdt toezicht op de IA-functie en adviseert de RvC over het functioneren ervan. De raad van bestuur beoordeelt jaarlijks na overleg met de Auditcommissie de wijze waarop de Internal Audit Functie de taak uitvoert. IA rapporteert aan de RvB en de Audit Commissie over audit-gerelateerde onderwerpen, zoals over de effectiviteit van interne beheersingsmaatregelen, opvolging van aanbevelingen en realisatie van het auditjaarplan. Ook informeert IA de externe accountant hierover.

De interne audit functie stelt een audit jaarplan op na overleg met de raad van bestuur, de Auditcommissie en de externe accountant. Het audit jaarplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur en vervolgens aan de raad van commissarissen. In dit werkplan wordt aandacht besteed aan de interactie met de externe accountant.

De externe accountant

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) benoemt de externe accountant, die is voorgedragen door de RvC. Voor Stedin Groep is dit Deloitte Accountants B.V. De externe accountant is aanwezig bij alle vergaderingen van de Auditcommissie. De externe accountant woont daarnaast in elk geval het gedeelte van de vergaderingen van de RvC bij waarin het accountantsverslag over het onderzoek van de jaarrekening wordt besproken en waarin de RvC besluit over de goedkeuring van het jaarverslag. Ook is de externe accountant aanwezig bij de AVA waar de jaarrekening wordt vastgesteld. De AVA kan de accountant dan bevragen over de verklaring betreffende de getrouwheid van de jaarrekening.

Integriteit

Stedin Groep vindt een veilige werkomgeving en integer werkgever- en werknemerschap belangrijk: een bedrijfscultuur waarin onze medewerkers en stakeholders kunnen bouwen en vertrouwen op onze normen en waarden.

Gedragscode

Deze normen en waarden en wettelijk bepaalde regels zijn vastgelegd in de Gedragscode Stedin Groep. Hierin staan onze omgangs- en gedragsnormen en -regels.

De gedragscode beschrijft het gedrag dat we van onze medewerkers verlangen: onderling en naar externe partijen zoals klanten, aandeelhouders, leveranciers en andere relaties van Stedin Groep. Onderwerpen in de gedragscode zijn veiligheid en gezondheid, belangenverstrengeling, het omgaan met (vertrouwelijke) informatie en bedrijfsmiddelen, (seksuele) intimidatie en ongewenste intimiteiten en onacceptabel gedrag. Onder onacceptabel gedrag verstaan we fraude en diefstal, omkoping en andere vormen van corruptie, machtsmisbruik, intimidatie, agressie, geweld en discriminatie in welke vorm dan ook. Wij tolereren geen onacceptabel gedrag. Dit wordt onderzocht en daders gesanctioneerd. De gedragscode en -richtlijnen (inclusief non-discriminatie) zijn ook het uitgangspunt voor HR-processen, zoals werving, selectie, promotie, beloning en opleiding. Zie het hoofdstuk ‘Goed werkgeverschap’.

Onze gedragscode is geen vrijblijvend document. Van alle vaste en ingehuurde medewerkers en van onze stagiairs verwachten we dat zij de inhoud van de gedragscode onderschrijven, kennen, naleven en hun verantwoordelijkheid nemen om de reputatie van Stedin Groep te beschermen. Elke medewerker ondertekent het werknemersreglement en een geheimhoudingsverklaring. Onze leidinggevenden nemen daarbij een voortrekkersrol in het bevorderen van een integere bedrijfscultuur. Integriteit begint immers bij het geven van het goede voorbeeld.

Als een medewerker zich niet aan de gedragscode (of daaronder vallende richtlijnen) houdt, kan dit ernstige gevolgen hebben voor Stedin Groep. Bij een gemelde vermoedelijke overtreding vindt altijd nader onderzoek plaats volgens een vastgesteld protocol. Aan de hand van dit onderzoek nemen we eventueel maatregelen. De aard en de ernst bepalen de disciplinaire maatregel die we nemen, altijd met oog voor de situatie. Soms wordt een disciplinaire maatregel opgelegd, soms wordt een tweede kans geboden, in een ernstig geval kan ontslag op staande voet volgen.

Binnen Stedin Groep werken we met richtlijnen voor specifieke onderwerpen zoals mededinging en aanbesteding. Deze zijn onderdeel van de gedragscode. De gedetailleerde richtlijnen zijn toegankelijk voor medewerkers op intranet en brengen we regelmatig onder de aandacht. In 2023 zijn er twee workshops en bewustzijnssessies gehouden over risico’s en leerpunten. Ook hebben we in 2023 meermaals aandacht gevraagd voor integriteit en compliance via de algemene communicatiemiddelen.

De RvB ziet toe op de naleving van de gedragscode van Stedin Groep. De Compliance Officer zorgt voor bewustwording, monitort de werking van de gedragscode en rapporteert periodiek de aantallen en aard van de voorvallen aan RvB en RvC (via de auditcommissie en SRB-commissie).

Ketenverantwoordelijkheid

In onze inkooptrajecten nemen wij onder meer de CO₂-voetafdruk, materiaal(her)gebruik en sociale werkomstandigheden mee. Deze zijn de basis voor de selectie van leveranciers. We hechten er veel waarde aan dat onze leveranciers en ketenpartners de gedragscode naleven. Deze gedragscode is gebaseerd op de OESO richtlijnen, de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens en de ILO conventie en stelt eisen aan ethisch en eerlijk zakendoen met leveranciers hun toeleveranciers en derden die zij inschakelen. Voor 69% van onze aanbestedingen hebben we een getekende gedragscode. Bij alle nieuwe aanbestedingen is ondertekening van de gedragscode verplicht. 

Voorkomen fraude

Stedin Groep heeft een frauderisicobeleid dat door de RvB is goedgekeurd en in 2023 wederom is herzien. Op basis van gesprekken met het management van afdelingen komt het frauderisico-overleg tot een frauderisicoanalyse waaruit beheersmaatregelen kunnen volgen. Periodiek vindt het frauderisico-overleg plaats waaraan de managers Internal Audit, Control, Risk en de compliance officer deelnemen. In dit frauderisico-overleg wordt het onderwerp fraude op een gestructureerde manier besproken en komt ook de rapportage van de compliance officer aan de orde. Ook op basis van deze rapportage kunnen beheersmaatregelen worden getroffen.

Meldpunten

Stedin Groep beschikt over een meldpunt ‘Integriteit & beveiliging'. De compliance officer stelt na elke melding, ook fraudemeldingen, een onderzoek in. De afhandeling van integriteitsincidenten vindt plaats op basis van de Richtlijn Integriteitsincidenten en misstanden. Ook is er een meldpunt 'Informatiebeveiliging' en een privacy meldpunt. In 2023 zijn er binnen Stedin Groep 207 meldingen (2022: 186 meldingen) bij het meldpunt Integriteit & beveiliging binnengekomen over mogelijke schending van de Gedragscode. Van 70 meldingen (2022: 51 meldingen) is vastgesteld dat deze een integriteitselement bevatten. Een aantal meldingen ging over sociale veiligheid binnen de groep. In overleg met de directeur van het betreffende onderdeel heeft dat in 2023 op meerdere afdelingen geleid tot inzet van een afdelingsbreed cultuur en gedragsprogramma vanuit de directie en HR. 

Vertrouwenspersonen

Medewerkers kunnen voor meldingen ook terecht bij een van de vertrouwenspersonen van de organisatie. Stedin Groep heeft in totaal zeven vertrouwenspersonen, waarvan zes interne en één externe. Een vertrouwenspersoon werkt strikt vertrouwelijk, heeft een geheimhoudingsplicht en handelt nooit uit eigen beweging en zonder toestemming van de melder. Een vertrouwenspersoon ontvangt een vergoeding voor de werkzaamheden.

Klokkenluidersregeling

In 2023 zijn de klokkenluidersbepalingen van Stedin Groep aangepast aan de Wet Bescherming Klokkenluiders. Een medewerker kan ervoor kiezen om zich te wenden tot het externe Huis voor Klokkenluiders. In 2023 heeft niemand zich gewend tot het Huis voor Klokkenluiders. We verwijzen naar deze wet en landelijke klokkenluidersregeling in de Richtlijn Integriteitsincidenten en Misstanden.

Voorkomen marktmisbruik

Omdat Stedin beursgenoteerde obligaties heeft uitgegeven, hebben we een richtlijn over voorwetenschap en het bezit van en transactie in effecten vastgelegd in ons 'Disclosurebeleid Stedin Groep' en in de ‘Richtlijn privébeleggingen'. Deze richtlijn is een uitwerking van onze Gedragscode.

Binnen Stedin Groep werken we met een insiderlijst van personen die toegang hebben tot koersgevoelige informatie. Het delen van voorkennis en het met voorkennis handelen in obligaties van Stedin Groep is voor medewerkers van Stedin niet toegestaan. De 'Richtlijn privébeleggingen' geldt ook voor de leden van de RvB en de RvC. Zij moeten zich houden aan alle wettelijke voorschriften op het gebied van openbaarmaking en handel met voorwetenschap. Iedere medewerker heeft vooraf goedkeuring nodig van de Compliance Officer om privébeleggingen te doen in financiële instrumenten van Stedin Groep. Een vermoeden van misbruik van koersgevoelige informatie moet direct worden gemeld bij de Compliance Officer. De Compliance Officer rapporteert periodiek aan de RvB en aan de Auditcommissie van de RvC. Ook eventuele gevallen van misbruik van koersgevoelige informatie zijn onderdeel van deze rapportage. Met onze aanpak voldoet Stedin Groep aan de Europese Verordening Marktmisbruik.

In 2023 zijn er geen gevallen van misbruik van koersgevoelige informatie geweest. In het geval van misbruik van voorwetenschap besluit de Disclosure Committee of er een persbericht over het voorval moet worden gepubliceerd. Dat hangt af van de ernst van de overtreding en van toepasselijke wet- en regelgeving.

Naleving van wet- en regelgeving

Stedin Groep leeft wet- en regelgeving na. Zowel de directie, het management als medewerkers zijn hiervoor verantwoordelijk. Compliance & Integriteit ondersteunt hen daar in. Stedin Groep heeft een adequaat compliance proces om te borgen dat we nieuwe en bestaande wet- en regelgeving correct en tijdig implementeren in onze bedrijfsprocessen. De Legal Compliance Officer rapporteert tweemaal per jaar aan de directie over legal compliance ontwikkelingen binnen en buiten Stedin Groep.

In 2023 is door toezichthouders één sanctie opgelegd aan Stedin. Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) heeft als toezichthouder op de veiligheid van de gasnetten van de regionale netbeheerders een gasexplosie in het Stadshart in Zoetermeer onderzocht. SodM concludeerde dat het bedrijfsmiddelenregister van Stedin onvoldoende voldeed aan de randvoorwaarden uit de Gaswet. SodM heeft Stedin door middel van een last onder dwangsom opgedragen een door Stedin op te stellen Plan van Aanpak uit te voeren om herhaling te voorkomen. Stedin zal zorgvuldig en voortvarend uitvoering geven aan het in overleg met SodM opgestelde Plan van Aanpak.

Stedin volgt daarnaast passende processen om ervoor te zorgen dat relevante fiscale wetten en richtlijnen worden nageleefd. Dit geldt voor omkoping en corruptie, eerlijke competitie alsmede belastingen.

Stedin is onderworpen aan de Nederlandse belastingheffingen. Het grootste deel van de heffingen ziet op de vennootschapsbelasting, omzetbelasting, dividendbelasting en loonheffingen. In relatie tot de Belastingdienst streeft Stedin een samenwerking na die gericht is op onderling vertrouwen, wederzijds begrip en transparantie, waarbij Stedin er naar streeft om de fair share aan belastingen af te dragen. Het fiscaal beleid van Stedin geeft hier verder invulling aan.

Privacy

Stedin hecht groot belang aan de privacy van klanten, medewerkers, sollicitanten en andere betrokkenen. Stedin gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens en houdt hierbij rekening met toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is onderdeel van onze Gedragscode.

Op het gebied van privacy streven wij naar een steeds hoger volwassenheidsniveau. In 2023 zijn hierbij grote vorderingen gemaakt. Zo is bijvoorbeeld een nieuwe privacy intranetpagina gelanceerd en een nieuwe Privacy by Design en Privacy by Default Richtlijn uitgerold. Ook is het privacybeleid van Stedin geactualiseerd. Een nieuwe privacy e-Learning is ontwikkeld. Deze training is vanaf 2024 verplicht voor alle nieuwe medewerkers van Stedin.

In 2023 heeft Stedin 56 meldingen van datalekken in haar datalekkenregister geregistreerd (2022: 39). Van deze interne meldingen zijn er in 2023 5 gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (2022: 5). 

Stedin neemt deel aan de Gedragscode Slim Netbeheer van Netbeheer Nederland. In juli 2023 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens het toezichthoudende orgaan op deze Gedragscode geaccrediteerd. Hiermee is de Gedragscode daadwerkelijk als officiële AVG-gedragscode van kracht geworden.